Kasboek maken

Inleiding

Dit document beschrijft hoe je het beste een kasboek kan maken voor de Cornelis Lelygroep. We zullen de volgende punten behandelen:

Wanneer je een kasboek moet maken en inleveren
Waarom je een kasboek maakt
Hoe je inkomsten en uitgaven in het kasboek zet

Kasboek maken en inleveren

Elke speltak dient elk kwartaal zijn kasboek in te leveren bij de groepspenningmeester. Als het kasboek goedgekeurd wordt door de groepspenningmeester maakt hij de speltakbijdrage over.

Een kasboek gaat over een kwartaal, dus drie maanden. Als het kwartaal is afgelopen, heb je drie weken om het kasboek in te leveren. De groepspenningmeester moet de speltakbijdrage binnen een maand vanaf het einde van het kwartaal overmaken, mits het kasboek goedgekeurd is.

Voorbeeld: Het kasboek over het eerste kwartaal (januari t/m maart) moet ingeleverd worden vóór 21 april. De groepspenningmeester moet het geld overmaken vóór 30 april.

Doel van het kasboek

Speltakken moeten hun kasboek inleveren om de volgende redenen:

De speltakbijdragen moeten voor Scouting-doeleinden worden gebruikt, omdat het geld van de groep is. Als de speltakken een kasboek inleveren kan dit gecontroleerd worden.
De speltakken zelf krijgen meer inzicht in hun uitgaven als ze een kasboek bijhouden.

Een kasboek dient niet om te controleren of speltakken veel geld hebben of niet. Ook als je een hoog saldo op je rekening hebt krijg je speltakbijdrage.

Het bijhouden van een kasboek

Rekeningen splitsen

Vaak hebben speltakken zowel een kas met contant geld als een rekening bij de bank. Sommige speltakken hebben zelfs meerdere rekeningen. Het makkelijkste is om voor elke kas of rekening een apart kasboek (of bankboek) te maken. Dit heeft twee voordelen:

Als alle inkomsten en uitgaven in het kasboek staan, klopt het saldo in het kasboek met het saldo op de rekening (of in de kas). Hierdoor is het makkelijk te controleren of alle inkomsten en uitgaven in het kasboek staan.
Als de bankrekening te benaderen is met internetbankieren, kan er vaak een rekeningoverzicht gedownload worden. Hiermee heb je in één keer de gegevens voor je kasboek.

Voorbeeld: We maken een kasboek van onze contante kas.

Datum	Omschrijving	In	Uit
01-01-2007	Beginsaldo	€3,50
06-01-2007	Snoepjes		€2,50
13-01-2007	Betaling winterkamp	€15,00
31-01-2007	Eindsaldo		€16,00

Aan het begin van januari hadden we €3,50 in de kas. Als we daar alle inkomsten bij optellen en alle uitgaven vanaf trekken komen we op een eindsaldo van €16,00. Als we nu het geld in de kas tellen, zouden we op €16,00 moeten uitkomen.

Wat staat er in het kasboek

In een kasboek staan de volgende zaken:

Over welk kwartaal dit kasboek gaat.
Van welke speltak dit kasboek is.
Van welke rekening of kas dit kasboek is.
Beginsaldo en eindsaldo.
Inkomsten en uitgaven, op datum gesorteerd.

Bij de inkomsten en uitgaven wordt gezet:

Op welke datum deze gebeurde.
Een omschrijving. Gebruik hiervoor een omschrijving van wat je gekocht hebt. Gebruik niet "C1000" als omschrijving maar "avondeten griezelweekend", bijvoorbeeld.
Het bedrag. Als deze in de "inkomsten" kolom staat gaat het om een bedrag wat de speltak heeft gekregen. Staat het in de "uitgaven" kolom dan heeft de speltak het uit gegeven.

Inkomsten en uitgaven boeken

Een speltak kan verschillende inkomsten hebben:

Iemand betaalt zijn kampgeld.
De speltak verkoopt kerststukjes.
De speltak verkoopt Grote Club Actie loten.
Een van de verkenners vind een euro op straat.
De speltak krijgt speltakbijdrage.

En enkele voorbeelden van uitgaves:

De speltak koopt eten en drinken voor een kamp.
De speltak koopt snoepjes voor de opkomsten.
De speltak betaalt een deel van de inkomsten van de Grote Club Actie aan de groep terug.

Al deze inkomsten en uitgaven moeten in het kasboek gezet worden.

Stortingen en opnames boeken

Stortingen en opnames zorgen voor een verandering in twee kasboeken. Als je contant geld stort op je eigen rekening, is dat een uitgave in het kasboek van je kas en een inkomst in het kasboek van je eigen rekening. Een opname werkt precies andersom.

Voorbeeld: We nemen honderd euro op van onze rekening. In het kasboek van de kas wordt dat aangegeven als een inkomst.

Datum	Omschrijving	In	Uit
01-02-2007	Beginsaldo	€16,00
14-02-2007	Opname	€100,00
28-02-2007	Eindsaldo		€116,00

En in het kasboek van de rekening als een uitgave:

Datum	Omschrijving	In	Uit
01-02-2007	Beginsaldo	€225,00
14-02-2007	Opname		€100,00
28-02-2007	Eindsaldo		€125,00

Lening boeken

Soms schiet iemand een bedrag voor. Soms heeft de speltak niet genoeg geld om iets te betalen en soms is het gewoon praktischer als iemand anders dat even doet. Feitelijk leent de voorschieter geld aan de speltak. Boek dan niet alleen de uitgave, maar ook de inkomst van het geleende geld. Dit zorgt ervoor dat je saldo kloppend blijft en je hebt vast gelegd hoeveel je iemand nog moet betalen.

Voorbeeld: Bert schiet een pot verf voor:

Datum	Omschrijving	In	Uit
01-02-2007	Beginsaldo	€16,00
06-02-2007	Voorschot Bert (pot verf)	€13,50
06-02-2007	Pot verf		€13,50
28-02-2007	Eindsaldo		€16,00

Het saldo klopt nu nog steeds, want in feite heb je helemaal geen geld uitgegeven. Je hebt wel vastgelegd dat je nu een pot verf hebt en dat je Bert nog €13,50 moet betalen. De terugbetaling kan je gewoon als uitgave boeken.

Kasverschil boeken

Het kan gebeuren dat het saldo in je kasboek niet overeen komt met je saldo in je kas. Er is dan waarschijnlijk ergens een fout gemaakt. Door terug te kijken in bonnen, kasboeken en eventuele rekeningafschriften kan je proberen de fout te achterhalen en op te lossen. Lukt dat niet of is de fout erg klein, dan kan je een kasverschil boeken. Hiermee laat je zien dat er ergens een fout zit, maar dan klopt het saldo wel weer.

Voorbeeld: In ons vorige kasboek stond een eindsaldo van €16,00, maar er zit maar €15,80 in kas. Door een fout is er €0,20 verdwenen. We boeken een kasverschil:

Datum	Omschrijving	In	Uit
01-03-2007	Beginsaldo	€16,00
01-03-2007	Kasverschil		€0,20
31-03-2007	Eindsaldo		€15,80

Statiegeld

Het makkelijkste is om statiegeld gewoon mee te nemen bij de aankoop en als inkomsten te zien bij het inleveren.

Koop je een fles cola van €1,00 met €0,25 statiegeld, dan kan je deze boeken alsof hij €1,25 kostte.

Datum	Omschrijving	In	Uit
01-04-2007	Beginsaldo	€15,80
03-04-2007	Cola voor opkomst		€1,25
10-04-2007	Statiegeld	€0,25
30-04-2007	Eindsaldo		€14,80

Sjoerd en

Scouting